Μια από τις πιο σιωπηλές, αλλά απολύτως παραγωγικές ατμομηχανές λειτουργίας του Δήμου Ηρακλείου είναι το Τμήμα Διαχείρισης Υλικών και Αποθεμάτων που ανήκει διοικητικά στη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών.
Το τμήμα διαχειρίζεται περισσότερους από 3500 κωδικούς που αφορούν στην παραλαβή, αποθήκευση και διακίνηση όλων των αναλωσίμων ειδών, τηρεί τα απαραίτητα βιβλία, στοιχεία και αρχεία που εξασφαλίζουν τη σωστή και εύρυθμη λειτουργία του και καθημερινά εκδίδει περίπου 40 δελτία εισαγωγής − εξαγωγής.
Όπως σημειώνει η αντιδήμαρχος Μαρία Καναβάκη, «το Τμήμα Διαχείρισης Υλικών και Αποθεμάτων είναι ένα σημαντικότατο Τμήμα της Διεύθυνσης Οικονομικών και στο οποίο γίνεται μια υπεύθυνη και πολύ οργανωμένη δουλειά σε σχέση με τις προμήθειες του Δήμου Ηρακλείου».
Όπως η ίδια εξηγεί, «το Τμήμα έχει πρόσβαση στις εφαρμογές και τα λογισμικά του Δήμου και λειτουργεί την εφαρμογή Διαχείρισης των αναλωσίμων ειδών της Αποθήκης SoftOne. Επιμελείται στην παραλαβή, αποθήκευση και διακίνηση όλων των αναλωσίμων ειδών, τηρεί τα απαραίτητα βιβλία, στοιχεία και αρχεία που εξασφαλίζουν τη σωστή και εύρυθμη λειτουργία του, καθώς και τα προβλεπόμενα του τεκμηριωμένου Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας (ISO) του Δήμου Ηρακλείου.
Σημαντική δραστηριότητα του τμήματος αφορά στο δημοτικό πρατήριο και την τροφοδοσία των καυσίμων του δήμου, που πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικού συστήματος ελέγχου εισροών – εκροών καυσίμων με εγκατάσταση μονάδας ελέγχου αντλιών Καυσίμων.
Η ελεγχόμενη πρόσβαση για την τροφοδοσία των οχημάτων, των μηχανημάτων έργου, των δίκυκλων, πραγματοποιείται με τη χρήση tag (κάρτα) αναγνώρισης ταύτισης και στοιχείων με τον αριθμό μητρώου του Δημοτικού Οχήματος, και των οδηγών με τον προσωπικό αριθμό (Pin), καθώς και στην έκδοση με την ολοκλήρωση του ανεφοδιασμού της ποσότητας καυσίμου που χορηγήθηκε μέσω του ενσωματωμένου εκτυπωτή.
Η παραπάνω διαδικασία επιτρέπει την καθημερινή 24ωρη εξυπηρέτηση – ανεφοδιασμού των οχημάτων του Δήμου Ηρακλείου. Όπως είναι γνωστό, το Δημοτικό Πρατήριο Καυσίμων λειτουργεί και εφοδιάζει τον δημοτικό στόλο, με αναμενόμενα οφέλη για το Δήμο, δηλαδή την ελαχιστοποίηση των απωλειών και την εξοικονόμηση καυσίμων, λόγω του απόλυτου ελέγχου προμήθειας και κατανάλωσης καυσίμων μέσω του συστήματος. Παρακολουθεί και ελέγχει την κατανάλωση κάθε οχήματος καθώς και την τήρηση των ορίων κατανάλωσης για έκαστο όχημα.
Σύμφωνα με την αντιδήμαρχο, «υπάρχει ανά πάσα στιγμή ακριβής εικόνα όλων των ειδών και των ποσοτήτων τους , για οτιδήποτε εισάγεται ή εξάγεται από τις αποθήκες τηρείται συγκεκριμένη διαδικασία και παρακολούθηση. Επίσης πολύ σοβαρό είναι και το θέμα του Πρατηρίου και της παρακολούθησης των καυσίμων που την ευθύνη του έχει το συγκεκριμένο Τμήμα.
Η συνεργασία μου με το Τμήμα είναι στενή και συνεχής, καθώς καθημερινά μου αποστέλλονται όλες οι κινήσεις των ειδών που παραλαμβάνουμε ή που διανείμουμε σε Τμήματα και Υπηρεσίες. Οτιδήποτε βγει από την Αποθήκη πρέπει να έχει εντολή υπογεγραμμένη και έγκριση. Πραγματικά επικρατεί τάξη, οργάνωση και πλήρης έλεγχος στις αποθήκες του Τμήματος και αυτό οφείλεται στους ανθρώπους που υπηρετούν στο Τμήμα και στον Προϊστάμενο του».