«Συγγνώμη για την ενόχληση», «είμαι σίγουρος ότι είσαι πολύ φορτωμένος», «ήθελα απλά να τσεκάρω…». Είναι φράσεις που οι περισσότεροι χρησιμοποιούμε καθημερινά στα επαγγελματικά emails μας, πιστεύοντας ότι μας κάνουν να φαινόμαστε πιο ευγενικοί και φιλικοί. Και για να είμαστε βέβαιοι, προσθέτουμε μερικά θαυμαστικά εδώ και εκεί ή ακόμα και κανένα emoji.
Σύμφωνα με τους ειδικούς, όμως, αυτές οι γλωσσικές συνήθειες υπονομεύουν σιωπηλά το πόσο σοβαρά μας παίρνουν οι άλλοι στη δουλειά.
«Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τα θαυμαστικά για να δείξουν θετική διάθεση και ενθουσιασμό», εξηγεί μιλώντας στο BBC η coach καριέρας Hannah Salton.
Ωστόσο, αυτή η συνήθεια είναι τρεις φορές πιο συχνή ανάμεσα στις γυναίκες από ό,τι στους άνδρες, διαπίστωσε μια πρόσφατη έρευνα που δημοσιεύτηκε στο Journal of Experimental Social Psychology.
Σύμφωνα με την Salton, η εξήγηση βρίσκεται στην ιδέα ότι «οι γυναίκες κρίνονται πιο αυστηρά από τους άνδρες όταν είναι άμεσες».
Και όπως επισημαίνει η ειδικός, ένα θαυμαστικό δεν είναι πρόβλημα. Αλλά η συνεχής χρήση του έχει σωρευτικές συνέπειες. «Εάν μοιάζει ψεύτικο ή φαίνεται σαν να καλύπτει την ανασφάλεια, μπορεί να επηρεάσει την αξιοπιστία του ατόμου», εξηγεί.
Εξίσου επιφυλακτικός είναι ο coach καλής συμπεριφοράς William Hanson και απέναντι στα emojis. Πολλοί τα χρησιμοποιούμε στην γραπτή μας επικοινωνία για να καλλιεργήσουμε πιο στενές σχέσεις ή να δείξουμε ότι έχουμε χιούμορ. Όμως αυτά τα εικονίδια μπορεί να γυρίσουν μπούμερανγκ.
«Ένα emoji μπορεί να έχει διαφορετική σημασία για διαφορετικούς ανθρώπους ή να δώσει ένα εντελώς άλλο νόημα», λέει ο Hanson. «Θα ήταν καλύτερο εάν οι άνθρωποι χρησιμοποιούσαν λέξεις και έκαναν σωστή χρήση της γλώσσας».
Σύμφωνα με τον ειδικό, τα emojis εκπέμπουν κάτι παιδιάστικο και μπορεί να κάνουν τους άλλους να θεωρήσουν ότι είστε νεότεροι σε ηλικία, λιγότερο υψηλόβαθμοι, ικανοί ή και υπεύθυνοι. «Δεν θα έβαζα ένα emoji σε ένα email. Μπορείτε να είστε φιλικοί στον τρόπο που γράφετε και την ίδια στιγμή να παραμείνετε επαγγελματίες».
Και βέβαια, ο Hanson τονίζει ότι δεν πρέπει ποτέ να κλείνουμε ένα email δουλειάς με τη λέξη «φιλιά», εκτός και εάν απευθυνόμαστε σε ένα άτομο το οποίο θα φιλούσαμε στο μάγουλο εάν το συναντούσαμε από κοντά.
Μην ζητάτε διαρκώς «συγγνώμη»
Στην επαγγελματική επικοινωνία, οι υπερβολικές ευγένειες μπορεί να υπονομεύσουν την αξιοπιστία μας.
«Ως προϊστάμενος, είναι δύσκολο να βρεις την ισορροπία μεταξύ του να είσαι αρεστός και να γίνεσαι σεβαστός, ενώ αν δεν είσαι άμεσος, υπάρχει ο κίνδυνος να δημιουργήσεις την εντύπωση ότι είσαι λιγότερο ικανός», λέει η Salton. «Υπάρχουν σίγουρα φορές όπου η επικοινωνία με υπερβολικά απολογητικό ή μετρημένο τρόπο μπορεί να σε κάνει να φαίνεσαι λιγότερο αποτελεσματικός».
Σύμφωνα με τους ειδικούς, αυτές είναι οι φράσεις και τα σύμβολα που πρέπει να σβήσετε από τα emails σας για να ακούγεστε περισσότερο σοβαροί:
- «Απλά» («απλά τσεκάρω», «απλά αναρωτιόμουν εάν» κτλ).
- «Συγγνώμη για την ενόχληση», «είμαι σίγουρος ότι είσαι πολύ απασχολημένος».
- «Ελπίζω να είναι οκ», «μήπως θα μπορούσες;».
- Θαυμαστικά.
- Emoijis.
- «Φιλιά».
«Το προσωπικό στυλ είναι σημαντικό», λέει η Salton. «Η ανάδειξη της προσωπικότητας στη δουλειά δεν είναι κακό πράγμα. Δεν θέλετε να νιώθετε ότι πρέπει να φιλτράρετε όλα όσα γράφετε και να αφαιρέσετε οποιαδήποτε προσωπικότητα από αυτά».
Αλλά ταυτόχρονα δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε συγκεκριμένες λέξεις και σύμβολα «ως εργαλείο για να γίνετε αρεστοί».
Ένας πρακτικός τρόπος για να εντοπίσετε και να περιορίσετε αυτές τις συνήθειες χωρίς να χάσετε την προσωπικότητά σας είναι να δώσετε προσοχή στα email που λαμβάνετε και να παρατηρήσετε πώς σας κάνουν να νιώθετε διαφορετικά στυλ γραφής: Τι σας φαίνεται σαφές, σίγουρο ή καθησυχαστικό και τι σας φαίνεται υπερβολικό.
Σύμφωνα με την Salton, τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να είναι χρήσιμα για να «χτενίζετε» προσχέδια emails και να αφαιρείτε τις περιττές φράσεις.
Πηγή: moneyreview.gr